L'APEEE Services – Césame est un service fourni par et pour les familles membres de l'APEEE.

En demandant l'inscription de votre enfant à ce service, vous vous engagez à devenir membre de l'APEEE et donc à régler la cotisation annuelle de l'APEEE. La cotisation est de 55 € par famille.
Conformément aux statuts de l'APEEE,  tout défaut de paiement de la cotisation de l'APEEE  entrainera l'annulation des commandes réalisées auprès des différents services.

En créant une commande auprès de notre service, nous considérons que vous acceptez notre règlement  et les conditions générales de l'asbl.

Comme mentionné dans nos conditions générales, la direction de l’ASBL et/ou le Conseil d’Administration se réserve le droit d’exclure temporairement tout membre/parent dont la conduite ne serait pas appropriée vis-à-vis du personnel de l’asbl ou/et un des membres des comités de gestion et/ou du conseil d’administration et/ou le personnel du prestataire des services.

Les violences physiques, verbales ou écrites (menaces, injures, diffamation, humiliation, …) pourront ainsi être sanctionnées par une exclusion des services.  Une telle exclusion sera décidée par le Conseil d’Administration et pourra être révoquée si le membre/parent concerné montre des signes manifestes d’amélioration dans sa conduite.

NOS ACTIVITÉS

Nos programmes offrent un large éventail d’activités visant à favoriser l’épanouissement des enfants dans un cadre ludique, à développer leur créativité, à acquérir de nouvelles compétences ou à découvrir de nouveaux centres d’intérêts.

Nous proposons des activités sportives, artistiques, musicales ou culturelles.

Si un parent souhaite proposer une nouvelle activité, il doit adresser sa demande au bureau de Césame par mail à l’adresse cesame@apeee-bxl1-services.be pour le 30 avril au plus tard.

Cette demande doit présenter la nature de l’activité, ses objectifs et les attentes du demandeur. Si un animateur est associé à la proposition, il devra communiquer son CV, un descriptif de l’activité et si possible, partager son expérience relative à l'activité en question.

La demande sera étudiée pour une éventuelle mise en place à la rentrée scolaire suivante si elle satisfait les conditions reprises ci-dessous et si un groupe de minimum 6 enfants de la même tranche d’âge est intéressé. Le parent devra alors communiquer au service périscolaire les coordonnées des parents susceptibles d’inscrire leur enfant à cette activité.

• 30 avril : date limite pour le dépôt d’une demande
• Délai de 2 mois pour l’examen de la demande et l’étude de faisabilité en étroite collaboration avec le comité de gestion
• 30 juin : réponse positive ou négative au demandeur en fonction de la pertinence de sa mise en place dans le programme existant
• Si retour positif, l’activité est intégrée au programme avant l’ouverture des inscriptions en septembre
• Clôture des inscriptions en septembre : décision de maintien ou pas de l’activité en fonction du nombre d’inscrits (voir critère budgétaire ci-dessous)

Les critères de sélection des activités (fixés en concertation avec les membres du comité de gestion) sont :

• Le caractère attractif de l’activité
• La pertinence des activités proposées par rapport aux programmes existants et correspondants aux différentes tranches d’âge
• La possibilité de maintenir les activités existantes pour lesquelles la demande est importante
• La volonté de mettre en place des activités qui connaissent un grand succès dans d’autres structures
• La disponibilité d’un local ou d’une structure adapté(e) sur site ou à l’extérieur de l’école
• la disponibilité de moniteurs / animateurs et leurs exigences / besoins pour la mise en place de leur activité
• Les contraintes budgétaires  : chaque activité doit enregistrer un nombre minimum d’inscrits pour atteindre l’équilibre financier. Ce seuil est fixé chaque année par le service périscolaire en fonction de la nature et des coûts de mise en place de l’activité ainsi que de la viabilité de celle-ci

En toutes circonstances, la décision finale incombe au service périscolaire sur base de tous les critères repris ci-dessus et de l’expérience acquise par les membres de l’équipe sur le terrain.

Par ailleurs, le service périscolaire décidera du maintien ou non de chaque activité dans le programme en fonction du nombre d’élèves inscrits pendant la période d’inscription en septembre ou après un délai maximum de 2 semaines après le démarrage des activités.

Nous rappelons que les activités visent à satisfaire le plus grand nombre possible d'enfants et ne peuvent pas être mises en place ni pour répondre à une demande individuelle, ni pour se substituer au rôle de l'école.

LES INSCRIPTIONS ET LA CONSTITUTION DES GROUPES D'ACTIVITÉS

Les inscriptions aux activités de Césame se font via le site d'inscription. 

Chaque année, les inscriptions sont ouvertes dans le courant du mois de septembre. La date exacte est communiquée par e-mail et sur notre site. 

Les inscriptions du 2ème semestre pour les premières et deuxièmes primaires sont ouvertes dans le courant du mois de janvier.

Les groupes sont constitués d’un minimum et d’un maximum d’élèves laissés à l’appréciation des organisateurs. Pour des raisons pédagogiques, nous ne regroupons pas dans la même activité des enfants de plus de 3 niveaux (ex : P3 à P5) car les enfants n'ont ni les mêmes compétences, ni les mêmes aptitudes et cela nuirait à la qualité du travail effectué par nos animateurs.

En règle générale, le maximum est de :

• 12 enfants pour des activités culturelles (10 pour les maternelles)
• 16 enfants pour des activités sportives
• 6 à 16 enfants pour des activités musicales.

Pour les élèves de primaire, les places sont attribuées de manière aléatoire par un algorithme. Nous vous recommandons d'inscrire votre enfant uniquement à des activités pour lesquelles il est motivé.

La demande d’un enfant pour poursuivre une activité déjà suivie lors d’un semestre ou d’une année précédent est légitime comme est légitime la demande de l’enfant qui souhaite s’initier.

Pour les secondaires, l'attribution des activités se fait sur le principe du "premier arrivé, premier servi".

Selon les possibilités, une activité sera dédoublée ; les enfants et les parents en seront informés.

THEATRE

La connaissance du français ou de l'anglais écrit et oral est indispensable pour participer aux ateliers de théâtre en français ou en anglais. Un élève pourra se voir refuser l'inscription à cette activité si cette condition n'est pas remplie.

PUBLICATION DES RÉSULTATS

• Les parents reçoivent une confirmation par mail des activités auxquelles leur(s) enfant(s) est (sont) accepté(s).
• Les enseignants des élèves du primaire reçoivent une liste reprenant pour leur classe tous les noms des élèves inscrits et les activités auxquelles ils sont acceptés.

CHANGEMENT D'ACTIVITÉ

Des changements de choix d’activités seront acceptés sans frais avant le début des activités. Une fois les activités commencées, un seul changement d’activité sera accepté et facturé 10,00 euros. Un supplément pourra être facturé si le montant de la cotisation de la nouvelle activité est supérieur à l’activité sélectionnée initialement; s’il est inférieur, aucun remboursement ne sera accordé.

ANNULATION D'ACTIVITÉ

• avant le début des activités : l’annulation est acceptée sans frais
• pendant les 2 premières séances de participation à une activité: l'annulation sera facturée 40 € si l'information nous est communiquée, au plus tard, dans les 3 jours après la 2e séance. Au-delà de ce délai, la cotisation complète sera due, sauf si motivée  par un certificat médical. Dans ce cas, le nombre de séances suivies est dû.

En cas de force majeure entraînant l’arrêt ou la suspension de l’un ou plusieurs services de notre association, l’APEEE Services ne pourra être tenue de rembourser l’intégralité des cotisations/abonnements  et remboursera au prorata des activités  non prestées une fois les charges fixes déduites en fin d’année scolaire. Le remboursement ne pourra donc pas être à hauteur de 100%.

REMBOURSEMENT EN CAS DE CERTIFICAT MEDICAL

Votre enfant est sous certificat médical et ne peut pas participer à son activité durant plusieurs semaines. Vous pouvez obtenir un remboursement partiel de la cotisation aux conditions suivantes :

• minimum 3 semaines consécutives d'absence à l'activité
• présentation du certificat médical justifiant les absences
• remboursement sur base du coût d'une séance déduction faite des frais fixes du service

MODALITÉS DE PAIEMENT

• Le paiement est dû au plus tard dans les 2 semaines qui suivent la confirmation de l’inscription.
• Après 2 rappels, le montant de la cotisation sera majoré de frais administratifs de 15,00 euros et le bureau de Césame se réserve le droit d'annuler l'inscription de l'élève et de proposer la place à un autre élève sur liste d'attente

En cas de non paiement d'une cotisation pour l'un des services, le compte de la famille concernée sera bloqué à partir de la semaine qui précède la reconduction des commandes cantine, transport et casier (en général, 1ère semaine de juin). Le compte restera bloqué et les parents n’auront pas la possibilité d’inscrire leur(s) enfant(s) aux services pour la rentrée suivante tant qu'ils n’auront pas régularisé leurs paiements.

ACCUEIL ET RENDEZ-VOUS DES ENFANTS 

Les enseignants reçoivent les informations suivantes :

• la liste des élèves inscrits
• les lieux des rendez-vous
• les heures de rendez-vous (avant ou après la cantine).

Les animateurs reçoivent la liste de leurs élèves et les accueillent.

Les maternelles :

• Les enfants sont accompagnés par leur enseignant dans le hall du bâtiment Fabiola où ils sont pris en charge par un responsable de Césame et orientés vers leur animateur.
• Après leur activité, les enfants sont raccompagnés dans la cour de récréation ou dans leur classe par leur animateur.

Les 1ères et 2èmes année de primaire  :

• Les rendez-vous sont fixés durant toute l’année  sous le préau.
• Des panneaux représentant l’activité sont affichés afin de faciliter la répartition des enfants inscrits.
• L’animateur accueille les enfants sous le panneau.
• Un responsable est présent à chaque heure d’accueil et aide à la répartition des enfants dans les groupes.

Les 3èmes, 4èmes, et 5èmes années de primaire : 

• Les rendez-vous sont fixés durant 2 semaines  sous le préau entre le bâtiment des sciences et le bâtiment Erasme.
• Des panneaux représentant l’activité sont affichés afin de faciliter la répartition des enfants inscrits.
• L’animateur accueille les enfants sous le panneau.
• Après 2 semaines d’activités, les enfants se rendent seuls sur le lieu de l’activité.

Les secondaires : 

• Les élèves se présentent seuls aux activités.
• Durant les 2 premières semaines de fonctionnement, ils ont la possibilité d'essayer différentes activités avant de confirmer leur inscription.
• Attention : si vous effectuez une inscription et décidez ensuite de l'annuler, une fois les activités commencées, nous vous demanderons de payer un minimum de frais, voir la totalité de la cotisation selon la période à laquelle vous nous informez de votre décision. (voir les conditions d'annulation précisées ci-dessus).

ABSENCE DES ENFANTS AUX ACTIVITÉS 

Dans la mesure du possible, les parents seront avertis des absences répétées de leur(s) enfant(s) aux activités. Toutefois en début d'année, nous invitons les parents à s'assurer que leur enfant participe bien à son/ses activité(s) car une intervention rapide permet souvent de surmonter des obstacles mineurs.

Soyez à l'écoute des raisons qui ont poussé votre enfant à ne pas se rendre à son activité et contactez nous si votre enfant n'est pas heureux d'y participer. Le périscolaire doit être un plaisir avant tout !

ENFANTS A BESOINS SPECIFIQUES 

Votre enfant a des besoins spécifiques ou nécessite un accompagnement ? 

Nous vous invitons à prendre contact avec notre service avant de réaliser son inscription afin que nous puissions nous assurer que votre enfant sera correctement pris en charge et que le choix d'activité est adapté à ses besoins.

Si un enfant génère des difficultés dans une activité par son comportement ou met en péril la sécurité des autres élèves, le bureau de Césame prendra contact avec les parents afin de les informer de la situation. Si celle-ci perdure, l'enfant pourra se voir refuser l'accès à son activité sans possibilité de remboursement de la cotisation.

Nous espérons que ces précisions aideront les parents et les enfants à mieux comprendre le fonctionnement de Césame et à maintenir une relation harmonieuse avec notre service.

REGLES LIEES AUX TELEPHONES PORTABLES

Tous les services de l’APEEE Services s’alignent à la politique de l’école sur les téléphones portables personnels à l’EEB1.